תכתובות המתקבלות בדואר אלקטרוני במיוחד חוות דעת להליכים של מינוי וקידום אקדמי יוכלו להיכלל רק כאשר המכתב יצורף כ- Attachment להודעת דואר אלקטרוני. המכתב יחתם בחתימת ידו של הכותב.